转帖]中山市青年志愿者协会直属总队日常管理制度

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中山市青年志愿者协会直属总队日常管理制度（试行）
[日期：2003年4月14日]
中山市青年志愿者协会直属总队秘书处工作制度
1、秘书处是协会日常工作的执行机构，实行秘书长负责制。
2、负责协会直属总队各项工作的落实，提交年度工作计划并组织实施。
3、负责协会直属总队经费的使用管理。
4、秘书处全体人员在协会直属总队统一安排下，分派在各部门，协助各部门开展工作，各部门对协会直属总队工作或其他方面的意见或建议，由各秘书处成员负责收集，秘书长汇总后及时向协会领导汇报。
5、秘书处每月召开例会，讨论执行协会直属总队的日常工作，如因工作需要，由秘书长另行召集。
6、负责协会直属总队的文件、图片档案的收集整理。
中山市青年志愿者协会直属总队部门职能
各部门是协会直属总队的具体职能部门，实行部长（主任）负责制。各部门须相互沟通、团结协作。
一、职能
1、“心声”咨询服务中心：
负责“心声”热线的接听登记，咨询信件的回复，咨询个案的统计、整理、归档工作，深入基层开展咨询活动，并将有关个案交协会援助部、环保部、维权中心等其他部门跟进，咨询员的内部业务培训，指导镇区咨询工作的发展。
2、援助部：
负责助残、助学、助困、助弱工作。
3、环保部：
负责向全市市民宣传环保意识，组织实施环保行动。
4、人力资源部：
负责执行注册制度，协助管理各部门内设机构负责人，志愿者的招募、培训、考核，服务时数的统计。
5、艺术团：
编导和排练具有志愿者特色和时代气息的艺术节目，根据协会直属总队统一安排，为各项活动提供文艺表演。
6、宣传网刊中心：
负责协会网站的更新维护和协会报刊编辑出版，协会直属总队整体宣传工作的策划和实施，统一负责协会直属总队的摄影工作并及时为各部门提供宣传服务，协会直属总队图片资料的整理和暂时保存，每季度向秘书处移交。
7、青少年维权中心：
组织具有法律专业知识的志愿者为青少年和进城务工青年提供法律咨询、指导及援助，开展多种形式的青少年、进城务工青年的法制知识的宣传、教育工作，维护他们的合法权益。
8、拯溺团：
负责拯溺人员的培训和跟踪管理，推广拯溺工作，拓宽拯溺工作空间。
9、爱心店：
负责收集社会各界捐助物品并协调其它部门开展义卖，为公益活动筹集经费，协会直属总队有关服装、徽章的采购和销售。
二、会议
1、由秘书处定期召开部门联席会议，加强协会直属各部门的沟通和解决工作中的问题，并由秘书处拟派专人做好会议记录。
2、各部门应按工作实际召开会议。
3、各部门要设立通讯员和服务时数统计员，负责向宣传网刊中心和人力资源部报送活动信息和时数统计记录。
中山市青年志愿者协会直属总队财务管理制度
一、经费来源
协会直属总队经费来源主要有政府拨款、社会捐增、义卖款项、在核准范围内开展活动或服务收入，利息以及其它合法收入。
二、经费使用和管理
1、协会直属总队经费和帐目实行专人专帐管理。
2、经费主要用于协会直属总队日常开展志愿服务工作经费、专职秘书工资以及其它合理支出。
3、协会直属总队财务人员每半年清理账目一次，并向总队长汇报经费的收支情况。
4、协会直属总队各部门大型会议或活动经费，主要负责人要提前做好计划，并报总队长审批申拨。协会直属总队所有项目支出均由总队长审批。
5、报销工作一般要求在会长批准后一个月内完成，数额较大或情况特殊时，可先向财务借支，再按有关程序完成报销手续。
三、报销程序
1、部门提出活动方案以及经费使用方案，报秘书处各部门联系秘书。
2、联系秘书将有关方案报协会秘书长初步审核。
3、秘书长送总队长审批。
4、正式发票经总队长签字后到财务报销。（非正式发票一般不予报销）
中山市青年志愿者协会直属总队公文处理制度
一、总则
1、为适应协会直属总队工作需要，实现公文处理科学化、制度化、规范化，制定本制度。
2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等的一系列工作。
3、直属总队秘书处负责公文处理工作，并对内设各部门、各志愿者服务队公文处理工作进行业务指导。
4、秘书处指定一位专职秘书具体负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，提高工作效率和质量。专职秘书应该积极学习有关业务知识，做到工作积极、忠于职守。
二、公文及应用文种类
（一）公文种类
1、决定：用于对协会直属总队重要事项作出决策和安排。
2、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
3、通知：用于协会直属总队各部门负责人任免，传达上级指示，转发上级和不相隶属机关的公文，发布要求志愿者办理，共同执行或周知的事项。
4、通报：用于向协会直属总队志愿者传达应所周知的事项。
5、报告：用于向上级汇报工作反映情况，提出建议。
6、请示：用于向上级请求指示、批准。
7、规定：用于对协会直属总队工作范围内的事务制定具有约束力的行为规范。
8、函：用于协会直属总队与其他部门之间商洽工作，沟通和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
9、会议纪要：用于记录直属总队、秘书处会议、部长联席会议以及其他重要会议内容，由秘书处指定专人负责。
（二）应用文种类
1、表扬信：用于表彰某个单位或个人的先进事迹的书信。
2、慰问信：以单位或个人名义向志愿对象表示慰问的书信。
3、申请书：用于部门或个人向直属总队表达意愿，提出请求时的一种书信。
4、志愿者登记申请表：用于准备加入志愿者协会直属总队的社会人士的个人资料登记。
5、中山市青年志愿者注册登记表：用于对允许进行注册的志愿者的个人资料登记。
6、倡议书：以协会直属总队名义倡导开展某项有意义的活动。
7、工作计划：协会直属总队或内设部门一定时期内的工作打算。
8、工作总结：协会或部门把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查，评价、分析研究，包括工作总结和经验总结。
三、公文办理
1、发文办理：
协会直属总队发文程序：主办部门承办人撰稿----部门负责人审核----秘书处修改----协会直属总队领导审阅签发----秘书处打印、校对---付印、缮印、登记、归档----秘书处装封，发出。
2、收文办理：发文办理包括公文的签收——秘书长拟办——协会直属总队领导批示----相关部门承办。
四、立卷归档
1、文件的收集范围：
（1）、上级文件：上级主管部门所发的文件，包括开展活动，召开重要会议的有关材料、表彰决定、工作意见、工作总结、普发性文件等。
（2）、本协会形成的文件：工作意见、工作总结、统计报表、表彰决定、部门人事任免，开展活动方案，总结，注册志愿者材料，志愿者入会登记表，部门规章制度。
（3）、各部门及志愿者服务队材料：经验材料，年度工作意见，总结，注册志愿者花名册等。
2、图片材料：
（1）、上级领导视察志愿者工作图片。
（2）、本协会直属总队活动图片。
（3）、镇区及志愿者服务队有代表性图片。
3、实物资料：
（1）、领导、名人视察留下题词、字画。
（2）、外单位、团体赠送的纪念品。
（3）、协会直属总队所取得的荣誉证书、锦旗、奖牌等。
4、立卷归档的时间和要求：
（1）、平时要注意收集，秘书处每季度整理一次文件。图片由宣传网刊中心平时收集和保管，每季度移交给秘书处。
（2）、要求：公文立卷归档要求做到齐全、系统科学、优质精练。
五、保密制度
1、保密内容：协会直属总队人员的通讯录、援助对象的资料、“心声”咨询中心个案及相关记录、维权中心个案记录、协会直属总队会议内容、财务状况、酝酿中的协会直属总队人事安排以及一些不宜向外公布事项。
2、保密要求：保密工作由秘书处领导，档案保管员兼管保密工作，负责保密资料的接收、管理和清退工作，各部门要严格遵守
保密规定。