第七章 资讯化的非营利组织

乌托邦

第七章   资讯化的非营利组织

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喔！资讯化的世界。人们在公共场所利用手机喋喋不休地交谈，摁过一个又一个无止境的有线频道按键，每个名词、动词以及专有名称的后面都加上“．com”，太多英语以“e-”开头，你需要一些东西吗？资讯、朋友、卖场、杂货店或预订晚餐桌位？那就上网去吧。

当然，这些只是开始。除了反对机械化者( Luddites)之外，我们绝不可能回到无网络、无链接和无科技的过去。你、你的员工、顾客、捐赠者、捐助者，以及参考对象——简言之，所有与你的组织有关的人——都处在资讯化或正在资讯化的路上。你认为你的顾客太贫穷或者根本一无所有，因此不需要科技吗？一位服务于游民收容所的朋友，最近告诉笔者一个故事，他问一位游民一个所有非营利组织都应该问的标准营销问题：“你是如何发现我们这个组织的？”这个符合大多数人对于游民印象、脏兮兮而又不修边幅的男人的回答却是：“喔，我在网络上发现你们，而且我喜欢你们的网站，所以我就过来了。”一个游民是如何能够在网络上发现这个组织呢？这是拜公共图书馆之赐。

科技已经从奢侈品转变为必备的工具，而且是在短短的10年之间。科技的品质、速度、应用的多样性及容易上手等，这些特性全部都改善了，而且价格一降再降，低到你可以得到在5年前还被视为是有钱人才能享受的产品及服务，如免费的手机、计算机、有线频道。而且，科技正在展现它的影响。在20世纪90年代，长期的经济繁荣有很大一部分是由于国家在科技上的投资，所得到的回报。

当然，科技对非营利组织也有影响，但与其他经济体系相较之下，我们尚未看到科技所产生的全部好处。在本文撰写期间，许多非营利组织尚远远落后于科技的发展之后，并且由于错估科技革命的结果，以及在这场竞赛中，太晚将本身珍贵的资源投入于科技发展中而遇到困难。但是不管喜不喜欢这样的变化，这个世界已经改变了。汤姆·弗里德曼( Tom Friedman)在1999年所著的《凌志汽车与橄榄树》(The Lexus an,d Oliver Tree)-书中提到，在未来，只会有两种组织存在，一种是接受科技与自由市场的组织，另一种则是那些不接受者。前者拥有长期发展的潜力，后者则没有。

本章将提出许多有关科技如何帮助非营利组织提供更快、更好的服务的实例。我们将讨论在资讯化时代，在捐赠者、员工、志愿者，以及服务对象上竞争的真实情况。我们将检视如何使你的组织适用于科技化的模式，但花费又不会超过你的预算上限。本章将提供一份检查科技化的清单，以及一个自我检查与更新的过程，来确保你能持续且适当地实时使用最新的科技，以产生最佳的使命成果。

笔者知道许多读者厌恶科技。科技对我们这个部门中的许多人而言，并非是他们的另一个本能( the second nature)，也许你或你的员工当中就有反对科技的人。笔者了解这种情况，你需要知道并非只有你是这样。在位于加州硅谷北部的斯坦福大学中，学生们依他们的说法自动分成两个团体，“科技人”( Tech-ies)指的是主修工程、数学和科学的人；而“非科技人”(Fuzzies)则是主修社会科学、文学、艺术及历史韵人。现在思考一下这个问题，在非营利的世界里，哪种人会占大多数？当然是非科技人。身为一个非科技人并没有任何不对，只是在这个逐渐科技化的世界里，所有的非科技人必须要适应、调整与继续我们的生活，我们不能成为当中的鸵鸟。我们服务的对象会因我们适应科技的情况而定，也因为如此，我们才能继续追求我们的使命。

科技世界持续存在着。让我们找出一个能实践更多使命，而且是更好、更快、更有效率的方式。

第一节           我们所处的资讯化世界

当笔者在思考《非营利标杆管理》第二版时，笔者立刻就知道需要加入一章有关科技的内容。笔者知道资讯化是一个成功使命导向组织的重要特征，但是笔者在着手撰写本章时，仍有相当大的忧虑：任何有关科技的书面讨论，当你在阅读时，它就已经成为过时的讨论。笔者猜想，当你阅读到本章时，本章的内容已经被视为是相当不适当的。

但是笔者仍要使你、你的员工，以及董事们，对于我们所生活、工作、募款以及提供服务的资讯化世界当中的某些真实情况感到印象深刻。这里有些观察值得深思：

1．  你刚买的最先进的硬件或软件，在不到10分钟內就会成为过时的东西

习惯这样的情况吧。当你完成你的科技产品采购时，第二天可能就会推出一套更好的系统或软件。在这种令人沮丧的时刻，你只需作出你的最佳决定，买你所需要的工具，并且将它们放在适当的位置。笔者已经记不清有多少顾客，因为想要等到更低价而迟迟不肯采取行动。在这段期间，他们忍受着拼凑的资讯系统，这让每个人都为此感到受挫，而且当中的代价远超过损失的时间、不良的服务，或者不正确、没用的资讯，而这些是从来没有节省过的成本。记住，如果你规划得好，采购科技产品的好处将远超过你所花费的金钱。但是要获得好处前，你得先要有设备与（或）软件。

2．  虽然你无法跟上科技的所有改变，但这并不代表你就应该忽视它

摩尔定律( Moore’s Law) –由英特尔(Intel)创始人之一于1964年所作的假设——宣称每过18个月，微芯片的计算容量就会加倍，并且是发生在不需增加额外花费的情况下。虽然在芯片容量上有些技术方面的限制，但是这已经被证明为一项惊人的事实，并且是在21世纪初，持续提供有利于科技发展的基础。科技及电信部门中出现的残酷竞争事实，不断使顾客有更多选择，支付的价格也更低，这对我们而言都是件好事。

但是，这些选择也可以使人头昏眼花，并让我们只想暂停一下，不想再去注意。然而，这却是错误的想法，因为短期内有某些东西、设备、先进的科技以及软件，将在支出的成本、服务的效率与实践使命上，对你的组织有所帮助时，你就必须持续地留意这些事物的发展。

实例

一个著名的例子就是移动电话。在过去10年内，我的家里就已经从拥有1台手提箱式①的电话（记得吗？硬件大约4磅重，并且拥有约30分钟的电池寿命）、车用移动电话，发展到拥有小型、口袋大小的移动电话。家人从使用第一代、第二代移动电话发展到现在的第三代移动电话。1995年时，笔者的车上有l个车用电话设备（家中的第二代移动电话），如此一来，笔者就可以更安全地同时打电话和开车。在此之后，到了1999年底，笔者发现妻子所使用的手机在体积上小了许多，而且也比较方便携带；另外，笔者的长子也在买车时获得了1部手机，由此，我们一家人就可以随时与对方联系。尽管笔者仍留着车用移动电话在车上使用，但这对笔者在旅途时并没有太大的用处。

如同你所想象的，笔者在各地商务旅行，并从1位全国无线服务的供货商处得知了一项包含每月有更多通话分钟以及国内免费长途电话的服务（这正是我想要的）；但是，当笔者在网络上查询这项服务时，发现这并没有什么帮助，因为这项服务只限于大都市。因此，6个多月后，笔者十分确定我们当地的手机供货商提供了一个更实际的服务。它包含一支相当“酷”的诺基亚( Nokia)数字移动电话，每个月有600分钟的通话时间，并且在美国（真正）本土的任何地方皆享有免费长途电话的优惠，比起笔者每月只有120分钟通话时间的车用移动电话，每个月还少了20美元。另外，其中还有语音信箱、来电显示等服务。笔者现在用移动电话在办公室里打长途电话，其通话费只有以前的1/3。  当笔者在旅行时，笔者的家人与客户也更容易联络到笔者。但在有这个合适的服务前，笔者必须持续地关注与寻找，而且笔者现在也已经在日历中做了记号，提醒自己每6个月检查一下通话费率——笔者知道到那时将会有更便宜的费率。

这个故事告诉你，必须注意外界的变化，因为如果你看到某个你想要但当时支付不起的东西，在几个星期或几个月后，你就支付得起了。你有这样的时候吗？也许没有。你有这样的兴趣或专业知识吗？也许没有。也许更糟的是，你甚至可能是个抗拒与怨恨科技议题的恐惧者。但是在组织中需要有些人成为你的科技智囊。

实  践

需羚-90即使你无法雇用一个全职人员来担任这个角色，你仍需要在你的组织中找到一个了解并喜欢科技的人，这个人也能了解组织所做的、如何做，以及为什么这么做。这个人的工作将是使使命与科技结合，加强并支持使命的实践。套句精通计算机的朋友说过的一句话：“你需要一个更厉害的科技高手。”笔者同意这句话。

3．  本益比很快就大于1----但只适用那些具有弹性的组织

摩尔定律与无情的竞争再次造就了昨日外来重大科技突破的发展，变成了今日管理必需的工具。在1 995年，“网站”是陌生、怪异的，而且没有人真正知道网址是什么0 1996年，每个人在电视上看到网址时，都是以http：//www。，．作为开始，全部念出来。什么时候人们提到网址时，还是某、某、某，总是一个字一个字地念？什么时候移动电话还是非常少见的东西？笔者清楚地记得，在20世  ．纪80年代晚期，当笔者拿着早期的笔记本计算机坐飞机，或甚至在1990年早期拿着新笔记本计算机时，总会有人走过来盯着看，然后问一大堆的问题。而瑰  摹在，在许多长途飞行中，少数没有带笔记本计算机的人总是会因为没有计算机屏幕的光线而无法入睡。最近在一个搭载50人的飞行中，笔者算了一下，在旅程中有35台笔记本计算机是在使用状态，而且还有多少是放在椅子下的呢？在5年前是非常酷的东西，在现在则是如此平常。

电子邮件、语音信箱、试算表、募款软件（甚至是定做的）、薪资软件——成果测量软件都成为每天生活的一部分，我们买得起这些东西，也应该视这些东西为必要的工具而非奢侈品。在竞争的环境中，你必须要跟得上时代，而这其中有一部分是与竞争对手在响应顾客与成本支出效能上的竞争，而科技可以帮助你花费比以前更少的金钱与时间。

然而，你不能只是买了硬件与软件，然后就要它解决全部的问题，你还需要更新的科技，要有点弹性，并适应新的情况。

实例

过去5年中，大多数笔者所服务的顾客都已经设立了电子邮件与网站，蓋并且开始运柞——当中有些愉快的，有些则相当痛苦且备受压力。其中一个对此仍有疑问的顾客，希望笔者能在他们的年度会议上进行1天的训练课程。他们在2月时用电子邮件与笔者联系，询问笔者在1 0月时是否有空参加这个会议。笔者也用电子邮件告诉他们可以配合，并且注明笔者的收费标准、演讲题目的相关资讯、议程、个人经历以及公关照，而这些都可以在笔者的网站上看到。大约3星期后，笔者再次发了电子邮件给他们，询问会议的情况。2个星期后，笔者接到他们希望笔者参加，只是要再次确认细节的消息。之后的1个月，笔者再也没有听到他们的消息，而此时有另一个顾客也打电话邀请笔者，而且是同一个时间。笔者再次寄了电子邮件，并且在他们培训师的语音信箱中留言，笔者告诉她有1个星期的时间可以回复最后的结果，否则笔者就要将这个时间给另一个顾客了。在那个星期的最后1天，一个完全不同的员工打电话给笔者，说：“要讨论一下你为我们准备的培训课程细节。”这个人完完全全不知道先前所有的问题，也不知道笔者的最后通牒，以及我们还没有签订适当合约这个事实。她只是很偶然地，在笔者准备将时间给另一个顾客前的12个钟头，打电话给笔者。

长话短说吧。笔者后来发现了问题所在：这个训练师每个星期才检查1次她的语音信箱，每3-4个星期才看1次她的电子邮件，原因是“因为没有许多留言，而且她讨厌计算机”。事实上，她向笔者询问的那封电子邮件，是她寄出的第一封电子邮件。由于她是用这样的媒介与笔者联系，因此笔者当然假设她会定期检查电子邮件，且同样也会定期检查她的语音信箱。笔者真是傻啊！

一旦你采用某项科技，你就必须运用它，并且保证你的员工接受过足够的培训，能够喜欢使用科技，并且从中得到好处。科技不会以各种方式来到你的身边，你必须在某些方面很灵活地去迎合它。

4．  科技可能会阻碍卓越使命的实践

你可能会说，笔者强烈地赞成科技，而且是个提倡组织使用这些工具的人，认为科技可以帮助我们获得最佳的使命成果。然而，如果笔者没有提醒你，科技只是一个工具而非万灵丹，那笔者就是太天真了，而且也给了你一个很差的建议。如果你认为科技无法改善一个缺乏管理、不重视营销与员工、不招募并留住好的志愿者，或者不注意财务状况的组织，就好像认为买了1台货车就可以外送餐点，或者就附有1位保证提供及时服务的客服人员一样。科技是一项工具——一个绝妙的、有弹性的、有帮助的、迷人的工具，但这个工具并不是问题所在，真正的问题在于你如何有效地使用这个工具。

实例

当笔者在进行营销与顾客满意度的培训课程时，经常会要求参与者进行一个小小的活动，以说明好的科技也会狂乱运作。这是一个非常普通的例子。笔者问他们下列问题：“你们当中有多少人真的很讨厌打电话到一个组织，然后听到自动语音系统，诸如：‘嗨，欢迎来到XYZ组织等……按1是……按2是……’的响应，如果这些系统让你非常讨厌的话，请举手。”当然，几乎全部的人，有时是所有人都举手。然后笔者再问：“为什么你们不喜欢听到这些系统？”笔者得到的答案从“不人性化”、“令人困惑”、“通过系统要花太多时间，才能找到你想要找的人”到“我只想要跟一个人说话”都曾经出现过。而且他们不喜欢去找出如何在电话上“输入你想找的人的名字”的方法。人们普遍、大部分、一致地不喜欢，甚至近乎憎恶这些系统。

然后笔者再问这个决定性的问题：“现在请坦白，你们当中有多少人的组织使用这个系统？”几乎所有人的手都举起来了。然后笔者再问：“你们当中有多少人，至少需要为购买与安装这个系统的决定负部分责任？”再次，如果不是全部也是大部分的人会慢慢地举起他们的手，并带着糟透了或是羞愧的脸色。

最后，笔者问了这个问题：“为什么？为什么当你们自己是如此憎恶这个系统的时候，你还要你的顾客接受它？是什么说服你，花钱去让你的顾客及捐助者忍受这个系统？”答案通常是由于推销员说服员工相信，如果少雇用一个  多客服人员，他们将会节省一些经费。然后笔者问到：“你们当中有多少人解雇了你的客服人员，或者由于少了一个人而减少了全职员工人数？”几乎没有人举手。

“所以，你让每一个人都不好受，而且你也没有省下．任何花费。”谈到此处，现场一片沉寂。对于有听力问题的人而言，这些系统甚至是非常难以使用的，或者那些科技恐惧者一在所有总人口中，占有相当大的比例一是不可能使用的。

实践

务的效果不错，但是在正常上班时间内，还员来接电话，，并要你的员工定期检查他们的语音服务。

第二节           使命导向组织的科技运用

简单地讲，我们的经济深受科技与网络影响。在本书快要完成的几个月中，一个事实深深震惊了笔者，笔者所遇到的每个人都会诉说着（通常是非常详细，并且总是伴随着一丝畏怯），网络是如何大量而快速地改变了他们的工作、运营或产业。网际网络只是科技冰山中最常被看到的一角，无线通讯、计算机芯片、智能化家电与人性化软件不可思议的发展，都有助于推动一个无限宽广的科技潮流，这个潮流将我们的经济生产力与国家财富层次提高到前所未见的程度，而且坦白说，直到20世纪90年代晚期前，我们都很难想象到它会发生。

当然，这种普遍的情况也正如它所应该的，扩展到非营利组织。以下有些从1990年晚期到2000年早期的非营利出版物中，搜集来的一些实例。（注意：非E营利出版物中有关科技的议题，一直要到1999年后才开始出现定期性的报道，甚至是专门讨论非营利与科技的出版品。）

实例

让我们以一个你切身关心的议题——募款一作为开始。线上募款( on-line fund raising)正以指数成长，通过直接恳请，在安全网站上接受捐款并与其他大型网站结盟（当有访客按下链接时，该大型网站就会捐款）。有许多介绍这个议题的书籍与网站，包括fundonline. Com及fundraising. Co．uk。在完成本书之前，笔者首次在网站上进行了两笔捐款，发现网络捐款不仅快速、容易，而且相当吸引人。美国线上(America Online)就有一个捐款的入口网站，同时也是其他服务的入口网站。

实例

募款二部曲。专业的募款软件、文书处理器、廉价的打印机、电子邮件名单合并起来提供了一个在追踪与联络上非常有效的主要支持者及捐赠者的方式。

实例

你可以从网络中得到所有事物的资讯一每个人也可以从中学习到有关组织的所有事物，至少是有关组织的990税务表①。你也可以从中找到联邦与州政府的契约、熟悉你的竞争对手、招募员工、宣传你的商品，并且提供许多资讯给员工、董事及支持者。笔者有许多客户在他们的网站上都有一个员工网站，在那里可以看到高级主管与董事会的会议记录、员工的生日、介绍新进人员及他们的照片、重要的内部事务发展、发布财务状况等。这让员工更能得知相关信息，特别是有许多办公室的组织，或是那些花更多时间在社区服务而较少时间在“自己的办公室”（home office）的员工。

实例

手机、笔记本计算机及其他好用的工具，除了可供联络外，也是降低花费的工具。假如你能利用手机的免费长途通话业务与员工联系，那你为什么不这么做呢？另外，这些工具也使得与办公室的联系更为方便，让员工能对更多在社区中想获得服务与购买服务者提供服务。

上网并不昂贵。许多网络服务提供公司(ISP)提供非营剩组织免费上网的方式，你可以免费架设你的网站，而且上网的费用也逐渐下降，但频宽（上网的速度）却是逐渐增加。  当你读到这里时，也许已经可以免费上网，或决定使用宽频，或是用更好的方式上网。

实例

有许多地方可以让你免费架设网站。“www．WeGo．com”只是其中一个，但要注意的是，要真正使用这个网站，而不只是架设一个筒简单单的广告招牌。因此，你也许需要投资一些资源，让你的网站变成你真正想要的样子。对此，本章将于稍后有更多的讨论。

实例

麻州一所庇护工坊，专门提供装配服务给制造商，借此为残障人士创造工作机会，并设立了一个B2B的电子商务网站，帮助相似的非营利组织将产品推销到市场，或将服务提供给购买者，并且在中介交易中抽取少许佣金。

实例

你可以与一些大型电子商务网站作链接，例如，让你的顾客从你的网站链接到Amazon. Com、LandsEnd. Com或BarnesandNoble。Com这些网站，并从这些人的消费中获得1010的捐赠金额。想想看：你可以告诉所有的员工、捐赠者，以及任何关心你的组织的人，从你的网站链接进行线上购物（on-line shopping），他们无需额外花费就可以进行捐赠。

了解了吗？很好。科技存在于任何地方，非营利组织的所有人正在努力找出让科技为他们工作的方法。你与你的组织呢？你如何让科技为你的使命效力呢？

第三节           运用科技服务的清单

检查你的组织在生产力、成本效能，以及增加使命的方法上，运用科技的能力。让我们利用一张清单，帮助你找出适合你的方法。

1．  计算机

我们当中许多人仍视计算机为昂贵的奢侈品。但如今它们已不再是了。当你在考虑购买计算机或升级时，我有5点建议：

(1)    确定你能很容易连线作业( network)

今日计算机有2/3的优势来自于它具有能够快速分享资讯的能力。记得成功的科技的相关特质吗？就是资讯化、丰富的资讯，以及了解科技的能力。单独存在的计算机无法使你分享日程安排、传递工作计划，或者从办公室以外的地方获得资讯。确定你的计算机（桌上型、个人数字助理，以及笔记本计算机）既可以进行内部的连线作业，也可以从网络上连接到网络服务器。在我的客户中，有许多拥有多间办公室或工作场所的组织，都架设了内部网络。

实践

你的亦公室要能够上网，且必须确认每个办公室、家中、工学校或者其他地方均有一条网络线。如果你在同一个地方不只有一部计算机，请将它网络化，并且使用周一个服务器连接到外面。这样不仅较为经济，也更为安全。说到安要确保所有可以上网的计算机中有最新的防火墙软件。如果你是通过24/7下载上传速度的宽频或ISDN的话，这是非常重要的，同时也要确定你有好的防毒软件。www．mcafee. Com是个不错的网站。

(2)    尽可能在你能负担的范围内，买到最大的硬件储存空间

它将会满载。如果你要买高速的内存或硬盘，那就买吧。许多公司并不会用到这么高速的芯片，但每个人的硬盘空间都会满载。

(3)    买大一点的屏幕

愈来愈多的人花更多的时间在他们的计算机上，你在计算机上会作更多的绘图设计及网页浏览，较大的屏幕是眼痛及头痛的最佳救星。特别是如果你是大批采购时，那就买15寸甚至17寸的屏幕吧。你的员工将会更爱戴你，而且也将有更高的生产力。

(4)    确保你有良好的备用系统

计算机及其组成零件，特别是硬件部分，都是机器，而机器是会坏的。确保呆你的计算机系统，特别是你的网络服务器或大型硬件可以很容易地（定期地）备份。

实践

确定作1次完整的备份，并且将备份带回家亡。如果不计算机坏掉，而是办公室遇到火灾或水灾，办公室外的备份资料就可以拯救你。完成这项工作最便宜的方式就是用刻录机。在笔者撰写本章时，刻录机已经相当便宜，但可以记录的资料数量却相当惊人。如果你有比较快的上网速度，如通过T-1专线、ISDN或宽频，你也许可以在远程服务器上做这个动作。有些网络公司以相当低的价格提供这样的服务。当笔者在旅途中时，会利用其中的一家去备份一些重要的档案资料，例如演讲的内容及实例，以免忘了将这些资料带回来。同样，其他网站，例如www．Mcafee，corn，也提供了这样的服务。

(5)    确认每一部计算机都有完整的上网功能

计算机需要有调制解调器或网卡以连接网际网络，也需要适当的显示卡来处理网络视讯，同时还需要1组喇叭、1块声卡与驱动程序来处理声音部分。在笔者撰写这部分时，网络上免费的长途电话已经是实际可行的——为何不用这个方式来拨打电话呢？但你的计算机上不能没有正确的配置，它必须是在网际网络上可以使用的。若没有这些，计算机在1个月内就会被当成废弃物。不要把你的钱及时间浪费在别人捐赠的旧计算机上。记住，计算机必须要能上网或联机。

2．  软件

现在不仅有大量的软件，也有提供特定使用对象的软件。例如，最近有一种会计软件，就是特地为小型社区基金所设计的。

3．  通讯

无线数字通讯(wireless digital corrrunications)对于一个实际运营中的使命r导向组织而言，就等于是他们在这场竞赛中的代表。不论是你的手机、呼叫器或者是笔记本计算机，以及PDA无线上网，在你的组织及数据库问，有无线连接的途径是很重要的，而且也是真正的竞争优势。

4．  基础建设

此处重要的议题是内部联机的问题，从充分的电力与网络线的架设到计算机、打印机、扫描机和传真机之间的连线作业均属此类问题。此外，你还要确定你的连线作业可以通过网络与外界接触，而且外界也可以与你相互连接。对老的建筑而言，这种网络线的架设可能是一项相当大的挑战，但如果是你新买、整修或租的办公室，无论在象征意义或实质上，都要确认能跟得上时代，并进行网络线的架设。毕竟，你是不可能在没有配置网络线的情况下，成为一个资讯化的非营利组织的。

5．  因特网

天啊，该从哪里开始呢？你的众多顾客（基金捐助者、资源介绍者、服务对象、志愿者以及员工）是否全部都可以通过网际网络获得他们需要的资讯呢？你是否将网际网络使用的范围限制在立法、沟通、连线作业、终身教育、旅程安排、硬件与软件的购买与其援助、利用开立电子账单与线上付款、补助金与契约的研究—、与捐助人沟通、员工招募，以及让你的服务对象知道你的组织是什么性质、服务事项是什么、位于何处和你的组织为何存在？如果不是，原因为何？如果是，那就再检查一遍，因为从你开始阅读本章时，网际网络已经有所改善，因此，也许会有更多你能做的事。

因特网是处理事情的最有效率的方法。你可以更新你的软件，利用计算机进行组织内部诊断、打长途电话、进行团体讨论、找出一些新奇的资讯，并与你的竞争对手并驾齐驱。但是要做到这些事，你必须要联机上网。假如你是个新手，可以通过大型人口网站的帮助来进行。外界有许多科技援助，可帮助你架设一个初步的网站。

实例

笔者的1个客户办了1所专门提供严重残障儿童就读的学校。许多儿童来自于其他州。在1999年末，他们买了1台数码相机，并且定期地（每天或至少每周）拍摄儿童们在上课、学校、野餐和聚会时的照片，并将这些照片用电子邮件寄给家长。家长的满意度迅速增加——就如同捐款一样。

现在让我们反过来看这个议题。从你的营运观点来看，你要如何运用科技？有许多方式。

(1)    管理

依组织的不同层级定做财务报表，你觉得如何？或者将每位管理团队成员的日程安排放在你的内部网络上，如此一来，你可以更轻易地安排会议？每天或每周寄账单给你的主要客户，或者每分钟更新你的捐款者报告，你觉得如何？或是进行成果测量？这很容易。线上评估员工表现呢？这是件轻松的工作。与员工、同僚以及董事会联系呢？或者进行服务方案的规划？这些都很简单。

在撰写本章时，可使用的科技——更不用说，你在阅读本章时——已可帮助你进行更好的授权、监督管理与规划。但重要的是，科技虽然可以减轻许多费力的工作，但是，你要花更多时间在你的员工、连线作业以及董事会上。

当然，科技也有不好的一面。当你打开你的计算机发现有347封电子邮件时，这是相当令人沮丧的。另外，当你的计算机就在你刚花了1个钟头输入资料后死机了，而且你又忘了存盘时，你的血压一定会上升。但是，科技对于管理有很大的裨益，而且你很难承受忽略它的后果。在某些情况下，你甚至还需要注意资料的安全性与遗失的可能性。

实  践

如果你所在当地的联合劝募或贸易协会，没有成立属于管理者参加的科技发展组织，就请他们成立，而且应该成立两种组织，一种是给执行长参加的，另一种则是属于资讯长的。他们应该每3个月聚在一起讨论硬件与软件的发展，以及科技运用在实践更多使命时的所有方法。

(2)    董事会

科技在此处最大的益处就是沟通。要将电子邮件的功能发挥到最大极限，并尽可能地附上参考文件，让董事能登录到专属网站。另外，也要让他们告诉你，他们要的是哪种财务报告，然后给他们想要的。你比以前更能让董事会保持在这个循环过程中。

实  践

别忘了你那些；、没有网络的董事。董事不应该只因为他们没有计算机或电子邮件，就被惩罚或者被视为次等公民。这个问题在美国已经迅速地减少，但是仍会在一些部门内，持续一段挺长的时间。你应该机灵点，并且要再次确认。

(3)    发展

人们是否可以从网络上通过不同的方式来捐助你？他们可以在安全网站上，直接给你他们的信用卡号吗？你是否加入当地公司或ISP“点下链接就会获得捐助”的赞助方式？你是否使用捐款者追踪软件或特殊事项的管理软件？你是否注册加入谈论科技发展的服务器，或是有关科技的线上新闻通讯？

(4)    营销

在笔者最近一场关于营销的训练讲习会中，一位来自FEDCAP的员工，也是纽约的残障人士，展示了给潜在顾客观赏的演示文稿。这个演示文稿做得很好，且应用的方式简直棒极了。他可以用笔记本计算机呈现出来，或只是用光盘的方式交给顾客，并且在光盘中附上自动播放程序，如此一来，顾客只要将光盘放人就会自动播放。他也将演示文稿放在FedCap网站上，让人们可以在网站上播放，不仅非常酷、非常有效率，而且非常有效能。

科技发展在营销领域中的第二个也是真正的好处在于，出现了不贵、高品质、容易使用的绘图设计软件，以及效果极佳且不昂贵的点阵式与激光打印机。这让你可以便宜地为许多市场设计出独特的营销资料，而非只是一般用途的小册子。

实  践

—般常用的文书处理系统，像“和“Word”，已经包含许多新闻通讯、商业卡片、明信片以及小册子的固定样式。在大部分办公室内，可以将不同的新闻通讯、商业卡片、明信片以及小册子，套用各种设计及颜色，当有人向你索取时，你就能酌量提供快速、不贵，而且又看似专业的资料。

在网络上可以从事的营销方法不胜枚举，人们可以通过网络看到一系列的服务，与你的员工会面，查询上班时间、需要付费的项目、价格、担任志愿者的方法、工作机会、组织的历史、评价结果与信誉等项目。你的组织必须出现在网络上，并且确定你的网站会定期更新。

(5)    服务的准备

在健康医疗方面——需要笔者说多一点吗？从快速的血糖测试、耳温枪到通过电话进行远程诊断，科技已经完全地改变了社区、家庭医疗与乡村医疗的选择。在教育上（不论在学校、博物馆、水族馆或在家中），计算机及远程教学的选择，已经打开了接触一个崭新世界的渠道。甚至致力于从事政治变革的非营利组织，例如倡导与游说团体，经由科技便可以立即与百万选民和捐赠者接触，也可以更便宜、更快速、更针对目标来教育选民和捐助者。在这里，最重要的工作是，和同行团体聊聊，并观察你的竞争对手。毕竟，服务的准备是实践使命最密切的行动，如果科技能有所帮助，就应该进行，而且要快。

(6)    成果测量

1972年时，笔者受雇于一家企业，它为3家电视网（当时只有ABC、NBC、CBS）在选举夜统计投票，并且将用电话汇报结果。在笔者所监督管理的办公室里，有上百位员工正在打电话，然后把手写的结果交给负责将资料打在卡片上的人，后者再将这些卡片放进读取资料的计算机中。每隔15分钟，计算机就会运算资料，并且伴随着嘈杂的嗡嗡声，然后出现1张印有结果的薄纸带，再打电话  ；将结果告知电视网的总部。数以百计的人们忙碌于那个晚上（并在之前的星期六进行排练）来做这件事，而这还只是宾夕法尼亚州一州而已。这是当时最先进的科技化的成果测量。

今天，你的捐助者，无论是政府、公司、基金会、联合劝募或捐款者，都希望看到你的成果，而且是希望很快地看到。科技可以通过组织内部或网络，对资料输入、资料编辑、资料显示（以文字或绘图形式），以及资料存取有所帮助。你可以将现在的资料放在你的网站上，来显示你的效能。再次提醒你，看看你的同行团体，以及竞争对手正在做些什么，然后整合组织内的计算机高手和你签约的对象，将可使这个工作更加容易。

(7)    补助记录

补助记录通常是第一份有补助款或合约存在的文件，这在网络上，可以搜寻到所有的结果（当然，你的竞争对手也看得到）。好的文字处理软件可以让你重复使用文字文件（例如组织证明文件），并且将记录时间减到最少。假如你要计算补助款或想要查询补助记录，而你的组织无法上网，那么笔者的建议是在资讯化前就别麻烦了。由此可见，这项科技是多么重要。

这部分的重点在于通过传统管理原则的角度，帮助你开始思考科技在实践使命上的应用。毕竟，科技的重点在于实践更多任务，而且更快、更好、更有效率。要将重点放在成果上，而不是在一些很酷的新玩意上。

第四节   持续跟上发展趋势

一一个检查与更新的过程

现在，你跟上时代了。在使命导向的科技运用上，你已经做好了你的功课、买了你所需要的设备、安装上了硬件与软件、培训好了你的员工和志愿者。他们正在使用它，而且它也发挥了功效！很好。那你可以放松了吗？也许到海边度个假吧!

不。记得本章开始的第一个法则吗？你刚买的最先进的硬件或软件，在不到10分钟内就会成为过时的东西，但这并不意味着你必须总是拥有最新的、最闪耀的东西。但它到底是清楚地说明了科技改变的事实——经常但并非永远——进步非常快。所以你必须使组织持续注视外界的科技变化，确保一些你尚未看到的科技发展有机会帮你实践使命和节省成本支出。

但你已经有一份全职的工作，有一天你会发觉有2. 5倍的全职工作量加在你身上。该怎么办呢？试试下面4个行动：

1．  增加组织内的计算机高手比例

我们在之前谈过这个问题。你需要，而且早就需要有一位全职或兼职的资讯长，除了这个人之外，你也需要安排你的员工参加科技训练。大体上，你需要愈来愈多、更了解科技的员工，你不能只是拥有1个只会重新激活计算机、安装软件或只知道如何处理传真机或打印机卡纸错误信息的人。你有许多科技设备，也需要在员工中立即提高计算机高手的比例。人们知道得愈多，他们就愈会注意科技的发展，了解这些发展对组织的意义。确定你的“科技人员”与“非科技人员”会谈谈，而且要深入谈论有关各自团体所做的事情。

实  践如果你的组织规模没有大到可以请}讯三法：回高中去。真的，高中有许多聪明且十分了解科技的孩子。在一些学校中，们必须要有一定的社区服务时数才能毕业。在所有学校当中，国家荣誉协会( National Honor Society，NHS)的孩子（也是所有学校中最好与最聪明的）在一年级时必须要从事至少50个钟头的社区服务，二年级时则要超过10个钟头。到高中去，跟这些NHS的导师谈谈，让这些科技小子为你的组织工作。

2．  定期确定价格、使用情况与成果

设立1个每年检查通讯费用的时间表，让某个人在每90天为你检查所有软件是否需要升级、修正或有新的版本。你不需要购买每个新版的软件，但是你要知道有新的版本可供使用。

3．  与你的同行团体聊聊

我们已提及这个部分好几次了，所以无须赘言，运用同行团体的宝贵意见，并且依组织的需要加以采用。

4．  阅读非营利的相关出版作品

每本重要的非营利期刊，现在都会定期以科技作为议题或特定的文章。你无论如何都需要取得并且阅读至少1本该类型的期刊。现在，只要确定你阅读过其中的科技专栏。这些期刊大部分也被放在网络上，在那里，你或许可以链接到其他有用的网站。

9总结

在这个相当重要的一章中，我们已经谈论到确保你能运用科技产生最佳使命成果的方式。我们首先浏览资讯化世界的真实情况，然后提出下面的观察供你深思：

1．  你刚买的最先进的硬件或软件，在不到10分钟内就会成为过时的东西。

2．  虽然你无法跟上科技的所有改变，但并不代表你就可以忽视它。

3．  本益比很快就大于1-但只适用于那些具有弹性的组织。

4．  科技可能会阻碍实践卓越的使命。

其次，我们提到科技如何应用在非营利组织上，而且笔者也举了相当多的实实例。再次，我们依照领域检视了应用科技的清单，笔者也对你的组织在科技领域中该如何发挥作用提出了建议。我们先依照科技种类进行说明，例如硬件、软件、基础建设方面，然后再依照组织上的分类进行解释，例如管理、发展、成果测量等。

最后，笔者告诉你一连串将会帮助你持续跟上科技趋势的行动，这些可以强化你的使命，并且节省你的营运成本。这些行动是：

1．  增加组织内的计算机高手比例。

2．  期确定价格、使用情况与成果。

3．  与你的同行团体聊聊。

4．  阅读非营利的相关出版作品。

最后，只有资讯化的非营利组织才能够生存下去并获得成功。没有资讯化的组织注定是失败的。假如我们将重点放在使命成果上，对于科技的投资，可以使组织的服务对象获得相当多的好处。别让你和你的组织错过这波浪潮。

问题与讨论

1．  谁是你的组织任命的资讯长？你的组织是否有足够的计算机高手？

2．  你的组织的资讯系统有哪些部分需要更新？你计划多久进行1次网站与内部系统的检查？

3．  科技应用的方式可以改进你的组织实践使命的方式吗？这些方式是什么？购买服务者是否有足够的基金购买这些科技？

4．  哪个非营利组织在科技方面是最先进的？你的组织该如何向它学习更多有关如何资讯化的方法？